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Der komplette Umzug eines Unternehmens zu einem neuen Standort stellt eine komplexe Herausforderung: Zum einen müssen die Verantwortlichen darauf achten, dass die komplette Einrichtung, alle Geräte und sämtliche andere Materialien sicher zum künftigen Firmendomizil gelangen. Zum anderen müssen sie den reibungslosen Betrieb während des Umzugs gewährleisten.
Bedarf analysieren, Transportgut auflisten
Diese Anforderungen lassen sich nur bewältigen, indem Unternehmen bereits lange vor dem anvisierten Termin den Firmenumzug planen. Im ersten Schritt sollten sie eine detaillierte Bestandsaufnahme durchführen. Was benötigen Sie am neuen Standort, welche Möbel und Unterlagen können sie aussortieren?
Das Umzugsgut sollten sie auf ein Minimum reduzieren. Eventuell wollen Firmen schon lange Dokumente digital archivieren, das sollten sie spätestens zu diesem Anlass realisieren. Dann sparen sie sich den Transport von großen Mengen an Papier und entgehen der Verlustgefahr.
Zudem sollten Verantwortliche Gegenstände kategorisieren. Alles, was nicht in Umzugskisten passt oder einer besonderen Behandlung bedarf, listen sie extra auf. So lässt sich das Transportieren von Sperrgut und besonders schweren Gegenständen beim Firmenumzug planen, auch auf Gefahrgut können sich die Beteiligten rechtzeitig vorbereiten.
Wertvolle Produkte wie Festplatten und teure Geräte können sie separat und unter hohen Sicherheitsvorkehrungen an den neuen Standort bringen.
Video: Bad Homburg: Ein Krankenhaus im Umzugsfieber
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Reihenfolge des Umzugs gut überlegen
Bei vielen Unternehmen lässt sich ein Umzug nicht an einem Tag erledigen, er dauert mehrere Tage oder sogar Wochen. In solchen Fällen sollten Verantwortliche den Firmenumzug so planen, dass sie die Betriebsabläufe weitgehend aufrechterhalten können. Es empfiehlt sich ein Vorgehen von Abteilung zu Abteilung, sodass jede ihre Arbeit nur kurz unterbrechen muss.
Effizienz trotz Umzug
Ein unsystematisches Umziehen kann dagegen zu hohen Effizienzverlusten führen: Dann sitzen Mitarbeiter vielleicht noch im alten Büro, notwendige Unterlagen und Geräte befinden sich aber schon am künftigen Standort.
Ein verlässliches Unternehmen beauftragen
Nur bei kleinen Firmen übernehmen Besitzer und Mitarbeiter den Umzug selbst. Handelt es sich zum Beispiel um ein kleines Büro oder um einen überschaubaren Verkaufsladen, lässt sich das selbstständig stemmen.
Bei umfangreicheren und damit auch komplizierteren Umzügen empfiehlt sich aber in jedem Fall ein professioneller Dienstleister. Das hat alleine schon den Vorteil, dass Beschäftigte nicht ihre Arbeitszeit dafür opfern müssen. Zusätzlich zeichnen sich gute Umzugsfirmen durch eine effiziente und hochwertige Arbeit aus, bei Bedarf übernehmen sie auch aufwendige Demontage- und Montageaufgaben.
Bei der Suche nach einem passenden Partner sollten sich Unternehmen zuerst der Qualität von infrage kommenden Dienstleister versichern. Können sie die Spezial-Aufgaben meistern? Welche Referenzen weisen sie auf? Darüber hinaus sollten Verantwortliche die Preise vergleichen, um den Firmenumzug möglichst günstig durchzuführen.
Umzüge gehen mit vielen Formalien einher
Wer einen Firmenumzug planen muss, sollte sich nicht ausschließlich auf den Transport konzentrieren. Zudem müssen sich Unternehmen bereits im Vorfeld um einige Formalien kümmern.
- Sie sollten sämtliche Geschäftspartner frühzeitig über die neue Adresse informieren. Betreiben Unternehmer ein Ladengeschäft, müssen sie auch die Kunden einbeziehen. Bestenfalls verteilen sie Infoflyer, weisen auf der Homepage auf den bevorstehenden Umzug hin und schalten eventuell Anzeigen in Lokalmedien.
- Firmen müssen ihre Adresse auch gegenüber Behörden und in Unternehmensdatenbanken ändern. Sie sollten sich zudem um neue Stempel sowie Briefbögen kümmern und das Impressum auf Homepages und Auftritten in Sozialen Netzwerken überarbeiten.
- Firmen sollten sich an ihre Versicherungen wenden, bei manchen Policen müssen sie die Verträge anpassen. Das gilt zum Beispiel für Glasversicherungen und Inventarversicherungen.
Titelbild: © bikeriderlondon – shutterstock.com
Bildquelle: © whitehoune – shutterstock.com
Klaus Peters
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