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Mit Unterlagen ist es immer dasselbe Phänomen: Die meisten Schreiben und Dokumente benötigt man nie wieder. Zudem fehlt nicht selten ein Ordnungssystem. Fazit: Der Überblick, was wichtig ist und was nicht, geht völlig verloren. Übrig bleibt eine stattliche Sammlung an Papieren, durch die es sich nur mühsam durcharbeiten lässt, sobald etwas Bestimmtes gesucht wird.
Wichtige Unterlagen aufbewahren ist allerdings mit dem richtigen System ein Kinderspiel!
Ordner und Mappen – Hardware für Schreibtisch und Büroschrank
Bevor es zur Frage geht, welche Unterlagen aufbewahrt werden sollen und welche getrost in den Papierkorb wandern dürfen, sollte ein logisches Ordnungssystem vorhanden sein. Ansonsten bringt Ausmisten nur für kurze Zeit einen gewissen Überblick. Mit steigender Anzahl neuer Papiere schwindet die Ordnung dann schnell wieder.
Große DIN A 4 Ordner mit Register stellen die beste Grundlage für ein Ordnungssystem dar. Für nicht ganz so umfangreiche Themen können auch Mappen mit Unterteilung sinnvoll sein. Wer dazu neigt, Dinge nur selten zu lochen und ordentlich einzuheften, für den eignen sich spezielle Mappen mit Gummizug, in die die Blätter nur hineingelegt werden.
Um neue Dokumente sofort abzulegen, kann eine hübsche Ablage auf dem Schreibtisch dienen. Allerdings sollte diese nicht dazu verleiten, sie bis zum Überquellen monatelang zu füllen.
Sinnvoll ordnen – schnell wieder finden
Sind Mappen, Ordner und entsprechende Teiler vorhanden, kann es mit dem logischen Kategorisieren losgehen.
Im allgemeinen Ordner finden sich beispielsweise Unterlagen zum KFZ, dem Telefonvertrag, und wichtige Rechnungen größerer Anschaffungen. Für viele Themen ist ein gesonderter Ordner jedoch sinnvoller.
Die richtige Unterteilung
Es gilt die Grundregel: Benötigt ein Thema mehr als 3 Unterkategorien, lohnt es sich, hierfür einen eigenen Ordner oder eine Mappe mit Unterteilung anzulegen. So kann ein Ordner nur für Versicherungen dienen, ein weiterer für Finanzen.
Privat Krankenversicherte, die ihre Rechnungen selbst einreichen müssen, finden es oft übersichtlicher, für die Krankenkasse und die Rechnungen einen eigenen Ordner anzulegen. Hier finden auch Befunde, Röntgenbilder oder Blutergebnisse ihren Platz.
Eigene Ordner sollten auch für Haus oder Wohnung und Jobbezogenes angelegt werden. Sind die Orderrücken in unterschiedlichen Farben, lässt sich schnell der Gesuchte aus dem Schrank ziehen.
Wichtige Unterlagen aufbewahren – unwichtige entsorgen!
Viele Menschen möchten wichtige Unterlagen aufbewahren – und zwar ein Leben lang. Ganz gleich, ob diese noch benötigt werden oder nicht. Allerdings schafft das über die Jahre eine ganze Reihe von Ordnern, welche nie wieder geöffnet werden.
Unterlagen, die die Gesundheit betreffen, sollten nie weggeworfen werden. Auch sehr alte Blutbilder können später einmal aufschlussreich sein. Versicherungsunterlagen aller laufenden Versicherungen sollten im Ordner bleiben. Allerdings können die Beitragsrechnungen – sofern sie nicht noch steuerlich abgesetzt werden können – getrost weggeworfen werden. Das gilt auch für alte Telefonabrechnungen des Anbieters.
Video: Steuerunterlagen richtig sortieren
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Alte Rechnungen von Anschaffungen, deren Garantie bereits verfallen ist, sind nur Ballast. Kaufverträge von Dingen, die eventuell wieder verkauft werden sollen, jedoch unbedingt behalten! Lohnabrechnungen des laufenden Steuerjahres und die Lohnsteuerkarten behalten, für die Steuererklärung kann das wichtig sein. Ebenso können Rechnungen von Dienstleistungen und Anschaffungen eventuell steuerlich abgesetzt werden und sind bares Geld wert!
Dokumente, wie Sozialversicherungsausweis, Ehevertrag, Geburtsurkunde oder Abschluss- und Arbeitszeugnisse gehören in die Rubrik: niemals entsorgen!
Virtuelle Ordner für Zweifelsfälle
Wichtige Unterlagen aufbewahren ist wichtig – keine Frage.
Alle Papiere zu horten geht allerdings gegen die notwendige Ordnung, ohne die schnell der Überblick verloren geht. Wer sich nicht sicher ist, ob er ein Papier eventuell noch brauchen könnte, kann dies auch digitalisieren. Einfach Einscannen und in einen virtuellen Ordner sortieren – so wächst einem das Papierchaos im Arbeitszimmer garantiert nicht über den Kopf!
Guter Tipp: Sinnvoll ist das virtuelle Aufbewahren auch für sehr wichtige Dokumente, die auf keinen Fall verloren gehen sollten!
Titelbild: ©iStock.com – FactoryTh
Klaus Peters
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